אתם מרגישים שאתם מוצפים בעומס עבודה אינסופי, הפרעות בלתי פוסקות, וקושי לקבוע סדרי עדיפויות ברורים? אתם לא לבד.
הרבה מהמנהלים מתקשים להאציל סמכויות לצוות שלהם ולנהל את הזמן בצורה אפקטיבית, מה שמוביל ללחץ,
דחיינות ואפילו לתחושת של בדידות מקצועית.
במאמר הזה, נדבר על האתגרים המרכזיים של ניהול זמן ותקבלו שלושה עקרונות מנחים שיעזרו לכם לשפר את הניהול שלכם ולהשיג יותר בפחות מאמץ."
שלום, אני אילן יהושע, ברוכים הבאים לסדרת המאמרים בהם אנחנו מדברים על פתרונות צמיחה עסקית שיעזרו לכם לקחת את החברה שלכם לגדול לשלב הבא.
כמנהלים, אתם עמוסים במשימות ובאחריות רבה.
אתם צריכים לנהל את הצוות, לקבל החלטות חשובות, להתמודד עם הרבה אתגרים ומה לא….
כל אלה יכולים בקלות לגרום ללחץ, לעומס מטורף עליכם ואפילו לשחיקה.
ניהול זמן נכון יכול בהחלט לעזור לכם להתגבר על כל אלה ולהצליח כמנהלים!
בעזרת טכניקות וכלים פשוטים, תוכלו להפוך את יום העבודה שלכם לפרודוקטיבי יותר, להפחית משמעותית את רמות הלחץ ולהשיג יותר מטרות ותוצאות.
בהזדמנות שאת אני רוצה להזמין אתכם להירשם לערוץ שלי ללחוץ כאן למטרה על הכפתור ולהיות הראשונים לקבל כל וידאו שאני מפרסם.
ניהול זמן ומשימות לקוי הוא בעיה נפוצה מאוד בקרב מנהלים. הסיבות לכך יכולות להיות רבות:
- כמות עצומה של משימות:
מנהלים רבים נאלצים להתמודד עם הרבה משימות, קשות ודחופות. קשה מאוד לפעמים לעמוד בקצב ולסיים את כל המשימות בזמן.
- הסחות דעת:
קל מאוד להיות מוסחים מדברים אחרים, כמו טלפונים, מיילים, רעשים מהסביבה ומה לא… בממוצע כל 5 דקות למנהל יש הפרעה.
תכתבו לי בתגובות איך זה אצלכם, כל כמה דקות יש לכם הפרעה.
עוד בעיה,
- קושי ב להגיד "לא":
מנהלים רבים מתקשים לסרב לבקשות של אחרים, גם אם הן פוגעות בזמן שלהם ובפרודוקטיביות שלהם.
- ועוד בעיה שאני רואה אותה לא מעט,
- חוסר תכנון:
- לפעמים, מנהלים פשוט לא מקדישים מספיק זמן לתכנון יום העבודה שלהם, מה שגורם להם לבזבז זמן יקר על משימות לא חשובות.
תגיבו פה למטה אם אתם מכירים לפחות אחת מהבעיות האלו.
הבשורה הטובה היא שאפשר לשפר משמעותית את ניהול הזמן שלכם בעזרת מספר טכניקות וכלים פשוטים.
אני רוצה לתת לכם שלושה עקרונות מנחים שברגע שתיישמו אותם תקבלו שיפור משמעותי בביצועים שלכם.
מוכנים?
עיקרון ראשון
תכנון יום העבודה:
אל תתחילו את יום העבודה שלכם ללא תכנון ראש. ההמלצה שלי שבו ערב לפני ותכננו את היום שלמחרת, אני עושה כך שנים ותאמינו לי זה עובד נהדר.
למחרת תפתחו את הבוקר עם התכנון שלכם,
- הקצו זמן לכל משימה: הקדישו 10-15 דקות לתכנון יום העבודה שלכם. רשמו את כל המשימות שעליכם לבצע, והקצו לכל משימה זמן משוער.
- התמקדו במשימות החשובות: הקפידו להקדיש את רוב הזמן שלכם למשימות החשובות ביותר, אלו שיתרמו רבות להשגת המטרות שלכם.
- שמרו על מרווחים בין המשימות: אל תצופפו את לוח הזמנים שלכם יותר מדי. השאירו מרווחים קטנים בין המשימות, כדי שתוכלו להתמודד עם אירועים בלתי צפויים ולקחת קצת זמן לעצמכם.
עיקרון שני
. הימנעות מהסחות דעת:
- כבו את ההתראות: בטלפון ובדוא"ל בזמן שאתם עובדים על משימה חשובה. תהיו הכי מרוכזים רק במשימה שלכם.
- אתם מכירים את זה שאתם פתאום מתחילים לעשות משהו ואז קופצת הודעה ויצאת מפוקוס וכל תשומת הלב שלכם עכשיו נמצאת בהודעה שקיבלתם אתם מתחילים להתעסק בעוד ועוד הודעות והופס נמגר הזמן ולא עשיתם מה שרציתם.
- לכן כבו את ההתראות ותתרכזו במה שאתם עושים.
- עבדו במקום שקט: אם אפשר, תמצאו מקום שקט לעבוד בו, שם לא תהיו מוטרדים מרעשים או הסחות דעת אחרות.
- יידעו את הצוות שלכם שאתם זקוקים לזמן: תודיעו לצוות שלכם שאתם עסוקים בזמן מסוים וזקוקים לזמן מרוכז לעבודה.
עיקרון שלישי
ללמוד להגיד "לא":
- למדו לזהות משימות לא חשובות:
לא כל משימה דחופה היא גם חשובה. למדו לזהות משימות שאינן תורמות להשגת המטרות שלכם, וסרבו לבצע אותן בנימוס.
- הסבירו את הסיבות לסירוב שלכם: אם אתם נאלצים לסרב לבקשה, הסבירו בצורה ברורה וקצרה מדוע אתם לא יכולים לבצע את המשימה.
- הציעו חלופות: אם אפשר, הציעו חלופות לביצוע המשימה, או הפנו את הפונה לאדם אחר שיוכל לבצע אותה.
אלו שלושה עקרונות מנחים מתוך רשימה מאוד גדולה שאותה אני נותן למנהלים אותם אני מלווה. לכל אחד יש את הדינמיקה שלו שרמה האישית ובחברה, לכן אנחנו יושבים ומדייקים את הנקודות שאותם צריך לחזק לכל אחד על פי מה שמתאים וצריך.
אם מעניין אותם לשמוע עוד על התוכניות שלנו של ליווי מנהלים חפשו את הפרטים בקישור המצורף.
אני מצרף לכם כאן קישור לוידאו הסודות של מנהלים מצליחים, זה מאוד יעזור לכם לחזק עוד יותר את יכולות הניהול שלכם.
אם יש לכם נושאים שמאגרים אותכם כמנהלים, אתם יכולים לשאול אותי שאלות ולכתוב לי ואענה לכם.
ודבר אחרון, אם המאמר הזה עזר לכם, שתפו אותו עם מי שאתם יכולים לעזור לו.
סוד ההצלחה בניהול
איך לגרום למנהלים והעובדים בחברה שלך להשיג יותר בפחות מאמץ